Comment obtenir l’agrément de services à la personne ?

On fait le point sur l’agrément de services à la personne

Qu’est-ce qu’un agrément de service à la personne ?

L’agrément de services à la personne est le sésame officiel pour exercer certaines activités dans le secteur.

La demande se fait sur NOVA, la plateforme dédiée aux démarches administratives des services à la personne. Un passage obligé mais rassurez-vous, une fois obtenu, cet agrément est valable 5 ans et se renouvelle.

L’agrément de service à la personne est important car il encadre les activités auprès des publics les plus vulnérables : les enfants de moins de 3 ans, les personnes en situation de handicap ou encore les personnes âgées. Un autre facteur entre également en jeu, la façon dont vous intervenez auprès de vos clients.

Bon à savoir

C’est également sur la plateforme NOVA que vous devez effectuer votre déclaration. Elle n’est pas obligatoire mais ce serait dommage de s’en passer. Grâce à elle, vos clients et vous, profitez d’avantages fiscaux et sociaux (Avance immédiate, crédit d’impôt, réduction TVA, etc). Un coup de pouce qui rend vos services plus accessibles et attractifs.

Services à la personne : point sur les modes d’intervention

Il existe 2 modes d’intervention pour exercer dans les services à la personne :

• Le mode prestataire : c’est l’organisme qui prend les commandes. Le particulier fait appel à une structure de SAP et c’est un salarié de cette structure qui intervient. Le contrat lie donc directement le client et l’organisme.
• Le mode mandataire : le client devient l’employeur de l’intervenant. Ils sont liés par  un contrat de mandat.

Sur les 26 activités possibles dans les services à la personne, seules, 5 nécessitent un agrément.

Les activités de services à la personne nécessitant un agrément

Selon votre mode d’intervention, l’agrément devient un indispensable :

Pour le mode prestataire :

• La garde d’enfants de moins de 3 ans.

• La garde d’enfant de moins de 18 ans en situation de handicap à domicile

• L’accompagnement de ces mêmes publics.

Pour le mode mandataire :

• La garde d’enfants de moins de 3 ans.La garde d’enfant de moins de 18 ans en situation de handicap à domicile.L’accompagnement d’enfants de ces mêmes publics.

• L’assistance aux personnes âgées et aux personnes handicapées.La conduite du véhicule des personnes ayant des difficultés de mobilité.

• L’accompagnement des personnes en dehors de leur domicile.

En bref, si vous voulez exercer l’une de ces 5 activités de service à la personne, vous devrez obtenir l’agrément et on vous explique comment faire.

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Les conditions et critères d’éligibilité pour l’agrément de service à la personne

Obtenir l’agrément SAP, ce n’est pas juste cocher une case administrative. C’est accepter de suivre les règles imposées par le cahier des charges de services à la personne. Voici les principales conditions que vous devez connaître :

Les exigences administratives

• L’enregistrement de l’organisme dans le répertoire SIRENE.

• Vérification du casier judiciaire national (bulletin n°2).
• Le contrôle dans le fichier judiciaire national automatisé des auteurs d’infractions sexuelles ou violentes- FIJAISV.
• Et enfin pour chaque intervenant, un certificat d’honorabilité et un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3), preuve qu’en tant qu’employeur, vous avez bien vérifié les antécédents judiciaires.  

Les exigences de moyens

Pour obtenir l’agrément, il ne suffit pas d’avoir la volonté. Il faut aussi prouver que vous avez les moyens de réaliser les prestations.

Concrètement, cela veut dire :

• Disposer des ressources humaines, matérielles et financières adaptées.
• Montrer que les conditions d’emploi du personnel sont conformes.
• Prévoir des documents clairs pour informer à la fois les clients et les services administratifs.
• Et bien sûr, garantir la qualité et l’expérience professionnelle des salariés. 

Les exigences concernant l’accueil de vos clients

Accueillir, c’est plus qu’un simple geste. C’est montrer que vous êtes là pour vos clients, qu’ils soient derrière un écran ou en face de vous. Le cahier des charges distingue donc plusieurs critères selon le type d’accueil choisi.

Le site internet doit clairement indiquer :

• La liste des prestations proposées.

• Le mode d’intervention.

Le local doit se situer dans le département d’exercice ou à proximité.  

Le standard téléphonique doit également être solide :

• Si vous combinez accueil physique et digital : 5 jours sur 7, 7heures par jour.

• Si l’accueil est uniquement digital : 7 jours sur 7, 7 heures par jour.

• Sans oublier une réponse toujours qualitative aux messages téléphoniques.

Les exigences concernant les documents à destination des clients

Dans les services à la personne, les documents remis à vos clients sont des outils de transparence et de confiance.

Le livret d’accueil

• Disponible en papier ou version électronique.

• Toujours à jour.

• Avec : l’identité et les coordonnées de votre entreprise, votre numéro d’agrément, ainsi que, les coordonnées des lieux d’accueil et les horaires d’ouverture.

Les devis et contrats

• Avec : la durée, la fréquence, le type de la prestation.

• Indiquent les coordonnées des médiateurs en matière de consommation.

Attestation fiscale et facture

• Claires et détaillées.

• Pour les abonnements, un relevé précis des consommations.

• Les mentions légales obligatoires.

Les exigences de permanence et de continuité des prestations

L’organisme doit pouvoir assurer ses services sans coupure, quoi qu’il arrive. En d’autres termes, vos prestations doivent être fiables et constantes.

Les exigences concernant la qualification des encadrants et intervenants

La compétence des équipes est essentielle. Chacun de vos intervenants doit justifier d’une qualification solide pour garantir un accompagnement sûr et de qualité. Cela passe par plusieurs voies :

• Être titulaire d’une certification professionnelle de niveau 3 minimum, inscrite au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), dans les domaines sanitaire, médico-social, social ou petite enfance.
• Avoir au moins un an d’expérience professionnelle dans le secteur de la petite enfance ou avoir présenté/ validé un ou deux modules du diplôme « Accompagnant éducatif petite enfance » ou du CAP petite enfance.
• Bénéficier d’une formation diplômante ou qualifiante de niveau 3 (RNCP) dans les six mois suivant l’embauche, dans les domaines : sanitaire social, médico-social ou petite enfance.
• Enfin, suivre dans le mois suivant la prise de fonction un cursus d’adaptation à l’emploi dans le domaine de la petite enfance.

Bon à savoir

Pour la garde d’enfants de moins de 18 ans en situation de handicap, les intervenants ne peuvent pas se lancer sans préparation. Dès leur prise de fonction, ils doivent avoir été sensibilisés et connaître les grandes familles de handicap, pour offrir un accompagnement adapté et en toute sécurité.

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Les exigences concernant le suivi individuel des prestations

Il s’agit de garder un œil sur ce qui compte vraiment pour vos clients :

• Remonter les événements importants et toute information préoccupante.
• Agir pour sensibiliser aux problématiques de santé afin que chacun reste protégé et accompagné de manière sécurisée.

Les exigences pour garantir des services à la personne

• Tenir un historique à jour des interventions réalisées.
• Effectuer des contrôles internes pour s’assurer que le cahier des charges est bien respecté.  
• Réaliser au moins une fois par an une enquête auprès des clients pour mesurer leur satisfaction.

Vous connaissez maintenant les conditions pour avoir l’agrément de service à la personne. Mais comment procéder ?  

La procédure d’obtention de l’agrément de services à la personne

Les démarches à effectuer

Voici les différentes étapes pour effectuer votre demande d’agrément de services à la personne.

Formuler votre demande en ligne sur NOVA 

Que ce soit pour une première demande ou le renouvellement, tout se passe sur cette plateforme. Vous devrez remplir un dossier type.

Fournir les pièces justificatives demandées 

Pour que votre demande d’agrément avance sans accros, il faut rassembler un certain nombre de documents.

• Pour les renouvellements d’agrément des organismes non certifiés
  • Les informations sur votre entreprise (nom, adresse, responsables, extraits légaux, …).
  • Les coordonnées du gestionnaire.
  • La liste des prestations proposées, des publics concernés et des départements d’intervention.
  •  Les modèles de livret d’accueil, documents d’information fiscale, devis, contrats, factures et attestations fiscales.
  • Pour les services aux personnes âgées ou handicapées : modèle de cahier de liaison.
  • Dernier compte de résultats, compte administratif ou budget prévisionnel.
  • Informations sur vos locaux principaux et secondaires avec contrats de location le cas échéant.
  • Questionnaire de mise en œuvre du cahier des charges (accessible en ligne ou auprès de la DIRECCTE).
  • CV ou fiches de poste des encadrants et intervenants, précisant leurs qualifications et expériences.
  • Liste des sous-traitants agréés ou déclarés.
  • Les coordonnées des encadrants et intervenants exerçant la garde ou l’accompagnement d’enfants.
• Pour les renouvellements d’agrément des organismes certifiés
  • Certificat en cours de validité précisant les activités certifiées, les établissements concernés et les départements d’intervention.
  • Coordonnées du gestionnaire, des encadrants et intervenants impliqués dans la garde ou l’accompagnement d’enfants.

L’instruction de votre dossier d’agrément de services à la personne

Une fois votre dossier déposé, le processus prend environ trois mois à partir de sa réception. Pas de nouvelle ? Dans ce cas, le silence du préfet vaut acceptation.

Si votre agrément est accepté tacitement, sa date d’effet commence dès le lendemain de la fin du délai d’instruction.

Vous recevez ensuite votre numéro d’agrément sous la forme suivante :

« SAP/n°SIREN de l’OSP. »

Bon à savoir

L’agrément de service à la personne est départemental.  Si vous souhaitez intervenir dans plusieurs départements, pensez à les indiquer dès la constitution de votre dossier.

L’agrément peut être accordé pour toutes vos activités et tous les départements demandés ou partiellement refusé pour certaines activités ou certains territoires.

Les recours en cas de refus ou retrait de l’agrément de service à la personne

Si votre demande d’agrément est refusée, vous recevez une lettre recommandée avec accusé de réception. Plusieurs voies de recours sont possibles.

Recours administratifs

Vous pouvez formuler un recours gracieux contre un refus total ou partiel. Ce recours se fait auprès des services instructeurs.

Pour un recours hiérarchique, il est adressé au ministre de l’Economie et des Finances. Dès réception, la Direction générale des entreprises (DGE) informe le service instructeur et demande une copie complète du dossier avec ses observations.

• Si le recours est rejeté, une copie de la décision est envoyée au service instructeur pour information.
• Si le ministre accepte le recours, le service instructeur contacte l’organisme pour délivrer l’agrément ou annuler le retrait.

Recours contentieux

Les contentieux de première instance sont traités par les tribunaux administratifs via les services instructeurs.

Les contentieux en appel ou devant le conseil d’Etat sont suivis par la DGE.

Si le tribunal administratif ne valide pas la décision et qu’un appel est nécessaire, le service instructeur se coordonne avec la DGE pour la suite des démarches.

Lire aussi : : Quelles sont les réglementations des services à la personne ?

Ce que vous devez retenir concernant l’obtention de l’agrément de service à la personne

• L’agrément concerne uniquement certaines activités de services à la personne.
• Pour obtenir l’agrément, certaines conditions doivent être respectées. Elles sont définies par le cahier des charges de services à la personne.
• L’agrément est départemental, valable 5 ans et renouvelable.