Comment faire une facture ? 

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture n’est pas simplement un justificatif de transaction, c’est un document détaillant les conditions d’achat et de vente de produits ou services entre un vendeur ou prestataire et un client. Elle joue plusieurs rôles fondamentaux :

• Juridique : elle atteste de la réalisation d’une transaction commerciale et permet au vendeur de réclamer le paiement dû.
• Comptable : elle sert de justificatif pour la tenue des comptes de l’entreprise.
• Fiscale : elle est indispensable pour la déclaration et le contrôle de la TVA, ainsi que pour d’autres obligations fiscales.

Pourquoi établir une facture ?

La facture est un justificatif comptable et légal obligatoire dans de nombreux cas, notamment pour la vente de biens ou la prestation de service entre professionnels.

Selon le Code de commerce, toute transaction commerciale doit être formalisée par une facture. De plus, le Code général des impôts impose des mentions à porter sur les factures pour garantir la transparence fiscale, comme les informations sur la TVA, le prix unitaire hors taxe et le montant total hors taxe. 

Quand devez-vous émettre une facture ?

L’obligation de facturation s’applique dans les cas suivants : 

• Entre professionnels : toute vente de biens ou prestations de services entre entreprises nécessite l’émission d’une facture.
• Ventes à des particuliers : si le client le demande ou pour une vente à distance, il est obligatoire d’émettre une note. Cette note est l’équivalent d’une facture mais à destination d’un client particulier.  

Il est recommandé d’émettre la facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation, et au plus tard :

• Le jour de la livraison des marchandises.
• À la fin de l’exécution du service

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

Si vous souhaitez émettre une facture, un certain nombre de mentions légales sont obligatoires, sans lesquelles elle pourrait être considérée comme non conforme ou partiellement conforme.

Mentions essentielles

• Identité du vendeur ou prestataire : nom, adresse du siège social, numéro d’immatriculation (SIRET ou RCS).
• Identité du client : nom et adresse de facturation.
• Numéro de facture : attribué de manière séquentielle.
• Date de création : ainsi que la date de livraison ou de prestation si différente.
• Détails de la transaction : quantité, dénomination précise, prix unitaire hors taxe, réductions éventuelles, totalité du montant hors taxe et toutes taxes comprises ainsi que le taux de la TVA.
• Conditions de paiement : date d’échéance, pénalités en cas de retard de paiement exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture, indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (art. 121-II de la loi n°2012-387).
• Informations spécifiques : indiquer numéro de bon de commande (si applicable), adresse de livraison si différente de la facturation, garantie légale de conformité (pour certains biens depuis le 1er juillet 2021).

Dès le 1er juillet 2024, de nouvelles mentions seront obligatoires : type d’opération (livraison, service ou mixte) et option de paiement de la TVA sur les débits.

Mentions spécifiques

Certains professionnels doivent intégrer des mentions particulières sur leurs factures pour répondre à des exigences légales ou fiscales spécifiques.

Cas des artisans et micro-entrepreneurs

Conformément à la loi, les artisans et commerçants inscrits au RCS doivent mentionner :

• Les coordonnées de leur assureur au titre de leur activité.
• La couverture géographique de l’assurance professionnelle souscrite, lorsque celle-ci est obligatoire.

Obligations fiscales spécifiques

Les assujettis à la TVA doivent se conformer aux articles 289 du Code général des impôts et 242 nonies A de son annexe II, incluant des précisions sur :

• Les éléments d’identification du vendeur et de l’acquéreur.
• Les biens ou services vendus.

Facturation électronique

Depuis 2020, les factures destinées au secteur public doivent être transmises au format électronique. La généralisation de la facturation électronique pour les échanges entre entreprises sera déployée entre 2024 et 2026.

Comment créer une facture étape par étape ?

Rédiger une facture peut sembler complexe, mais en suivant ces étapes simples, vous garantissez un résultat professionnel et conforme.

Rédiger une facture manuellement

Il est possible de créer une facture en utilisant des outils classiques comme Excel ou Word. Cependant, cette méthode demande une attention particulière pour inclure toutes les mentions obligatoires.

Exemple simplifié : 

Utiliser un logiciel de facturation

Les logiciels de facturation offrent une solution automatisée. Ils permettent d’émettre rapidement des factures conformes tout en assurant un suivi des paiements. Par exemple, des outils comme Horiio incluent automatiquement les mentions obligatoires et génèrent des numéros de facture dans une séquence chronologique continue, évitant ainsi toute erreur administrative.

Créer une facture en ligne

Des plateformes gratuites permettent de créer des factures en ligne au format PDF. Ces solutions conviennent particulièrement aux petites entreprises ou aux indépendants.

Télécharger un modèle de facture

Pour gagner du temps, vous pouvez également trouver des modèles de factures pré-remplis en ligne. Cela garantit que toutes les informations nécessaires figurent sur le document.

Bonnes pratiques pour une gestion efficace de la facturation

• Conservation des factures : toutes les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans, en tant que pièces comptables.
• Facturation électronique : la dématérialisation des factures est encouragée et deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026. Anticipez cette transition en adoptant dès maintenant des solutions de facturation électronique.
• Numérotation : assurez-vous que les factures sont numérotées de manière chronologique et sans interruption pour faciliter la gestion comptable.
• Lisibilité : utilisez une présentation claire, en structurant les informations par sections distinctes.
• Mise à jour des mentions : vérifiez régulièrement les évolutions légales.

Les erreurs courantes à éviter

Même en suivant les bonnes pratiques, certaines erreurs peuvent compromettre la validité de vos factures :

• Omission de mentions obligatoires, comme le taux ou le montant de TVA, rendant la facture partiellement conforme.
• Numérotation incorrecte, qui ne suit pas une logique séquentielle.
• Incohérences entre la date de facturation et la date de prestation ou de livraison.

Sanctions en cas de non-conformité

En cas d’erreur, le non-respect des obligations de facturation peut entraîner des sanctions, notamment une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte, plafonnée au quart du montant de la facture.

Cas spécifiques de facturation

Facture sans TVA

Les professionnels soumis au régime de franchise en base de TVA, c’est-à-dire bénéficiant d’une exonération de TVA, doivent ajouter la mention : “TVA non applicable, article 293 B du CGI”.

Facture d’acompte

Lorsqu’un acompte est versé avant la livraison ou la prestation, une facture spécifique doit être émise.

Retards de paiement

En cas de paiement en retard de la facture, des pénalités doivent être précisées dans la facture, conformément à la loi.

Horiio : votre allié pour une facturation simplifiée

Horiio est la solution idéale pour gérer efficacement vos factures et garantir leur conformité. Grâce à ses outils de facturation avancés, Horiio vous permet de créer, personnaliser et envoyer vos factures en quelques clics. Vous pouvez générer des factures électroniques conformes aux dernières règles de facturation et suivre vos paiements en temps réel.

Avec une interface simple et intuitive, Horiio est adapté aux besoins des professionnels, qu’il s’agisse de vente de biens ou de prestations de services. Parmi ses avantages, on retrouve :

• Une gestion centralisée de tous vos devis et factures.
• Des modèles personnalisables pour gagner du temps.
• Un suivi automatisé des délais de paiement et des relances en cas de retard du règlement des factures.

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